仕事術: ビジネス書のエッセンス(ビジネス書 書評ブログ)

2013年12月28日

「計画力×習慣力」は人生を変える原動力となる!『仕事が早くなる! 計画力&習慣力』(日本能率協会マネジメントセンター編)



物事を成し遂げるには計画が必要だ。なぜなら、「計画のない中で物事を成し遂げることは、ジャングルを歩くようなもの」だからである。我々の日々の生活を見てみると、無意識のうちに「計画」を立てながら行動している。例えば「遅刻をしないように会社に到着するには何時の電車に乗る必要がある」というように。「計画を立て、実行する」ということは、目標を達成するために必要なことである。

ところが、いざ仕事で計画を立て、実行しようとなると難しく感じることが多い。さまざまな原因があると思うが、失敗の要因の多くは、以下あると思う。

 ・この計画によって成し遂げるゴールの姿が明確になっていない
 ・ゴールまでのプロセスが明確になっていない
 ・計画の遂行に当事者意識がない

その一方で、どんなに素晴らしい計画を立てても、計画に対して取り組む力が弱いと物事を成し遂げることは難しい。計画を遂行するためには物事に対して継続的に取り組む力も必要である。つまり、「ゴールまでの道筋を明らかにする力=計画力」「物事を継続的に取り組む力=習慣力」の2つが必要となる。この2つの要素を身につけるために必要なことを書いた本が、本書仕事が早くなる! 計画力&習慣力である。

「計画力」と「習慣力」。この2つが身につき、かみ合ったとき、仕事において大きな成果を得ることができることは明らかだ。だが、それは仕事だけではない。本書では「計画力×習慣力は万能のスキル」と言っている。

 私たちの生活は、いくらでも細分化できる「計画」の積み重ねであり、その中で、あまり意識せず、負担も感じずに継続できていることが「習慣」なのである。
 だからこそ「計画力」と「習慣力」は、ビジネスにはもちろん、毎日のあらゆるシーンで活用できる、万能のスキルなのだ。(本書より P164)


「計画力」と「習慣力」という一見違ったように見える両者。しかし、習得するための基本構造は同じである。

@今の状態に問題がある
Aもっとよくなりたい
Bどうすればなれるか
Cこうすればできる
D実践
E目標達成
Fラクにできる・継続できる
(本書より P207)


そして、基本構造が同じ「計画力×習慣力」を身につけることは、今までたどり着けなかったゴールへたどり着くことがことができる力を手に入れることを意味する。なぜなら、「計画力というゴールまでの道のりを示すコンパスと、習慣力というゴールまで走る効率のよいエンジンの両方を手に入れる」ということだからだ。そして、「計画力×習慣力」を身につけるということは「ポシティブな習慣を身につける」ことにつながり、ひいては「人生を変える原動力」になるであろう。


【本書のポイント】

■「計画力」=段取り力×実行力

 夏休みあけの子どもの定番の言い訳に「夏休みの計画を立てるのに1日かかったので、計画がずれて宿題が終わりませんでした」という類のものがある。
 これは計画を立てる際に欠かせない前提条件であるスタート日の設定を誤ったことが原因であり、段取りを考える能力の低さが表れている。
 また一方で、計画通りにやったけど終わらなかった、という言い訳もあり、これは計画を「実行する能力の低さ」によるものだ。
 要するに「計画力」には「正しい条件のもとに段取りを立て」「着実に行う」という2つの要素が含まれている。(本書より P10〜P11)


■全体計画は、いくつもの部分計画からなる

 ここまで「目標は明確に」と書いておきながら恐縮だが、実際には関わる人の多い、ビッグプロジェクトであればあるほど、目標は抽象的な表現になりがちなものだ。しかし人は、あいまいな目標に向かっては本気で走り出すことはできない。では、どうするか。
 この困った問題の解決には、「全体計画」を実行を、実行しやすい「部分計画」へと細分化するのが効果的だ。
 その手法として、最も一般的なのが「WBS(ワーク ブレイクダウン ストラクチャー:作業分解図)」である。
 WBSは、全体目標を達成する要素を細分化した、ツリー型の図で表される。
 「全体計画」をレベル1とすれば、「部分計画」はレベル2、レベル3以下は「部分計画を達成するために必要な作業」にあたる。
 WBSを書くことによって、実際に取り組むべき作業の種類や量が具体的にわかるというわけだ。(本書より P66〜P67)


■「習慣力」がつけば、人生が変わる

 石の上にも3年ということわざがあるように、たゆまずに物事を続けることの大切さは誰もが知っているであろう。
 そして同時に、心のどこかで「でもやっぱり大変だよなあ」とゲンナリしてはいないだろうか。
 確かに、以前は「継続しろ」とは言われても「こうすれば継続できる」と教えてくれることは少なかった。根性がないとか、やり遂げられないのは飽きっぽい性格や能力の不足のせいだ、で片付けられていたのである。
 だが最近では、継続できない理由が分析され、行動を習慣化するためのロジカルな手法もいろいろと編み出されつつある。
 これまでなにかと計画倒れに終わってきた人も、諦めるのはまだ早い。無理せず継続するコツ・・・「習慣力」を身につければ、仕事のやり方や毎日の生活は大きく変わるのだ。(本書より P94〜P95)


■毎日は「計画」と「習慣」の積み重ね

 「遅刻せずに出社する=計画である」というたとえが、本書には何度か登場している。
 定時出社を目標とし、そこから逆算して何時に起き、何をして外出の準備を整え、出発するのかを無意識にやっているが、これも一連の計画である、という話だ。
 これをさらに細分化していくと、朝一番に顔を洗うという行為にも「すっきり目を覚ます」とか「人前に出て恥ずかしくないようにする」という目的があることになる。
 要するに、私たちの生活上の行為はすべて計画にのっとっているといえるのだ。
 こう書くと、「そんなことはない、休日などは何もせずにダラダラしている」とおっしゃる人もいるだろう。
 だが、実はそれすらも「今日はダラダラ過ごそう」という計画を、忠実に実行している、ということだ。
 私たちの生活は、いくらでも細分化できる「計画」の積み重ねであり、その中で、あまり意識せず、負担も感じずに継続できていることが「習慣」なのである。
 だからこそ「計画力」と「習慣力」は、ビジネスはもちろん、毎日のあらゆるシーンで活用できる、万能のスキルなのだ。(本書より P164)


【関連書籍】



仕事が早くなる! 計画力&習慣力

1)本書の内容
 
 第1章 計画力を強くしよう!
 第2章 うまくいく計画のしくみのつくり方
 第3章 習慣力を強くしよう!
 第4章 習慣力を強くする9つのフェーズ(「残念な自分」を認める
 第5章 計画力×習慣力でワンランクアップをめざそう!

2)本書から学んだこと
 ・計画力=段取り力×実行力!
 ・習慣力=継続的に物事に取り組む力!
 ・計画力×習慣力は人生を変える!



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2013年12月23日

PDCAサイクルは計画の妥当性を検証するところから始まる!『仕事が早くなる!CからはじめるPDCA 』(日本能率協会マネジメントセンター編)



「PDCAサイクル」という言葉がある。「計画」「実行」「検証」「改善」を一つ一つのサイクルとし回し、業務を継続的に改善すること目的としている。ビジネスパーソンにとっては馴染みの言葉の一つである。ところが、いざ「PDCAサイクル」を回そうとすると、上手くいかないことが多い。私自身も「計画」「実行」まで行うが、「検証」をキチンと行わず、「やりっぱなし」で終わり、結局、失敗してしまうことが多い。

「PDCAをキチンと回し続け、成果を上げるためにはCからスタートすることが必要」と提唱している本が、本書仕事が早くなる! CからはじめるPDCAである。

なぜ本書はCから始めることを提唱しているのか?その理由は以下の通りである。

 PDCAサイクルは、「P」、すなわち計画を立てることが出発点だと考えられてきた。たしかに、何かを始めるためには、その何かを明確にしなければいけないし、業務の具体的な行動計画である「P」からスタートするのは極めて自然なことだ。しかし、もっともらしい計画を立てても、目標設定がその時々の状況を踏まえていなければ、計画は一気に妥当性を失う。また、従来と同じような方法・手段で目標にアプローチしても結果は同じ。いつまでたっても目標を達成することはできないだろう。(本書より P18)


つまり、本書で「Cから始める」を提唱しているのは、「単に思いつきや今までの延長で計画を立てるのではなく、現在の状況や目標の妥当性を考慮した上で計画を立て、PDCAサイクルを回していこう」と言っているのだ。そのメリットは何か?一番のメリットは計画の精度が高まることにある。もちろん、完璧な計画などは立てられない。しかし、「状況やリスクを考慮して立てた計画」と「単なる思いつきで立てた計画」では、計画の精度の差は歴然であることは明らかだ。

とはいえ、どんなに状況やリスクを考慮した計画であったとしても、PDCAサイクルを回していくためには
 ・課題や達成手段を細分化し、5W3Hで具体化する
 ・PDCAサイクルをそれぞれ回す
 ・「実行」途中でも「検証」するステップを設ける
 ・振り返りを行い、計画と現状の差異を把握する

などのコツを掴むことが必要だ。本書にはPDCAサイクルを回していくためのコツが、「計画」「実行」「検証」「改善」のそれぞれの局面において、ポイントが整理された形で書かれている。

小さなPDCAサイクル.jpg

振り返って自分に当てはめて考えみると、かなりできていないことが多い。特に強く感じたのは「時間管理」に関する部分である。本書には「時間管理 3つのポイント」として以下のポイントが掲載されている。

時間管理 3つのポイント
@業務を効率よく遂行する
 ・すぐやる業務と先送りする業務を区別する
 ・作業よりも意思決定のスピードをあげる
 ・1日の終わりに翌日の仕事をイメージする
 ・手帳、メモを徹底して活用する
 ・机とパソコンを整理する

Aムダな時間を排除する
 ・業務時間のレコーディングを実施する
 ・細切れ時間を発生させない工夫をする
 ・行動の単位時間を変えてみる
 ・移動時間を有効に活用する
 ・「ながら時間」を創造する

B他者との関わり方を効率化する
 ・他者に依頼するダンドリを考える
 ・会議の終了時間を決める、タイマーを活用する
 ・社内メールの送受信ルールを決める
 ・会話をシャットアウトする空間をつくる
 ・チームで情報を共有する仕組みをつくる
(本書より P207〜P209)


時間は誰しも1日24時間しか与えられていない。時間のムリ・ムダ・ムラを排除できれば、どんなにプラスになるであろう?そんなことも含めて、本書に書かれていることを少しでも自分のものに出来たらどんなに仕事を早く回すことができるであろうか?そんなことを感じさせる本書の内容である。


【本書のポイント】

■行動は「計画」に沿って起こされる

 因果関係という言葉があるように、発生した事態(結果)に対しては、それを生み出した理由(原因)が必ずある。「営業目標100%達成!」といった目標を立てながら、いつも結果が伴わない人やチームには、達成できない理由が必ずある。そして、その最大の理由は、計画立案のまずさにある。計画そのものが実態にマッチしていなければ、いくら頑張っても成果が出るはずはない。精神論や根性論だけでは結果はついてこないと肝に銘じ、行動する前に適切に計画を立案することが大切だ。(本書より P48)


■計画に基づいて実行するだけではNG

 PDCAサイクルの中で「D」(実行)の占める割合は大きい。業務のほとんどを「D」に費やしている人も少なくないし、「D」だけで「C」(検証)ができないために業務改善が進まないケースもある。中には、「P」(計画)が適切であれば、後は計画に沿ってきちんとやるだけと考える人もいるが、実態はそれほど甘くない。すべてが所期の計画どおりにいくことは考えにくいし、想定外のことは常に起こるもの。所期の目的を達成し、十分な成果を上げるためには、「D」を機能させる技術を身につける必要がある。(本書より P90)


■「振り返り」と「感想」の違いを知ろう

 検証とは言い換えれば「振り返り」のことである。PDCAサイクルの「P」に対して、どこまで「D」することができたかを振り返ること=検証作業である。
 ところが、検証作業を行っているように見えても、実態がともなわないことがある。「事実」の検証ではなく、関わった人の「感想」の述べ合いに陥ってしまうケースが多いのだ。「苦労した分、充実した日々だった」「大変だったが成長できた」等。これらの感想をいくら述べても、「次にどうするか」「どう改善していくか」の発想は出てこない。
 検証とは、業務終了時、あるいは、業務遂行の途中で、実行の中身を精査する作業である。大切なのは、「正しく現在の状況・事実を把握する」ことであり、「どうすれば改善できるのか」といった視点で分析を重ねていくことだ。(本書より P141)


■PDCAサイクルの目的は業務改善

 PDCAサイクルの中の「A」=「改善」とは何を意味しているのか。QCサークル等を通して品質管理に努めている人にとっては、「カイゼン」という言葉は最も親しみのある言葉の1つだし、国語辞典風の解釈であれば、誰でも正解にたどりつくことができる。しかし、日常的に取り組んでいる仕事が、どういう状態になると改善されたことになるのか、と質問すると、途端に言葉に詰まる人が多くなる。それこそ答えは千差万別で、同じチームで同じ仕事をしている人でも、各々別な回答が寄せられるのが実情だ。
 回答に詰まる理由。それは、何のための改善なのかが理解できていないこと。改善の定義について共通認識を持てないことに原因がある。改善は、PDCAサイクルを回す目的そのもの。改善=目的を達成するため、あるいは成果をあげるために、達成手段や方法を変更していくことだと認識したい。(本書より P184)


【関連書籍】



仕事が早くなる! CからはじめるPDCA

1)本書の内容
 
 第1章 PDCAはCからはじめよう!
 第2章 Plan(計画):課題を見つけて、計画をつくる
 第3章 Do(実行):実行しやすい環境をつくる
 第4章 Check(検証):振り返る習慣が次につながる
 第5章 Action(改善):今よりも良い状況をつくり出そう!

2)本書から学んだこと
 ・精度の高い計画を立てるためには「C」の視点が必要!
 ・小さなPDCAを回すことが基本!
 ・改善は、PDCAサイクルを回す目的そのもの!



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2013年12月21日

「面倒なバックオフィス業務から解放されたい」と願うフリーランスや個人事業主の期待に応える本!『世界一ラクにできる確定申告』(原尚美/山田案稜著)



フリーランスにとって恐怖の3月15日...この日は確定申告の締切日である。私はフリーランスではないから、その大変さを実感したことはないが、簿記を知っている人間にとって、「この勘定科目で合っているんだっけ?」と膨大な領収書を前に会計ソフトに入力することを考えると気が滅入るのは必然である。

だが、2013年に誕生した「freee」というクラウド型会計ソフトを使うと、かなりラクに入力することができる。「freee」の最大の特徴は記帳作業の大部分が「自動的に」行われる点にある。例えば、銀行の記帳明細はもちろんのこと、クレジットカードの明細、そしてSuicaなどの交通系ICカードの明細まで自動的に取り込んでくれる。また、ガス代・水道代・電気代などの光熱費などの家事按分を決めたルールで自動的に行ってくれる。読み込んだデータの内容から、該当する勘定科目を予測して候補を表示してくれる(ただし、間違っている可能性もあるので、補正は必要)。このような優れモノの会計ソフトなのだ。

そんな優れモノ会計ソフト「freee」を使いながら、フリーランスや個人事業主が確定申告を行うための実用書が本書世界一ラクにできる確定申告である。

先にも述べたが、本書は、フリーランスや個人事業主のために書かれている本だ。そのため、彼らの状況を考慮した上で、彼等に役立つ内容が盛り込まれている。

一般的にフリーランスや個人事業主の方は経理等のバックオフィス業務に時間を割いている余裕がない。「バックオフィスに費やす時間を本業に充てることができたら」というのが本音であろう。また、税理や簿記の専門家ではないから領収書の金額を会計ソフトに入力するにしても、選んだ勘定科目が妥当かどうかが分からない。また、相談したくても相談できる相手がなかなかいない。本を読んで勉強するにしても、巷に出回っている本は難しすぎるし、本当に知りたいことが書いていない....

だが、本書にはフリーランスや個人事業主が迷いそうな事項(特に経費の扱い)について事例を踏まえて書かれているのが特徴だ。例えば、
 ・家族旅行だが、視察を兼ねているから経費にできないか?
 ・セミナーやレッスン代は経費にできるのか?
 ・オフィスを借りるときの敷金や保証金の計上の仕方は?
など。正解は本書をご覧いただくとして、このような迷いそうな事項はもちろん、領収書を簡単にまとめる方法、確定申告を行うに当たって覚えておいた方がよい事項、青色申告のメリットなどが分かりやすく書かれている。

「はじめに」の最後に書かれている言葉が、この本が意図することを最も的確に表していると思う。

 皆さんが本書の知識を活用して、煩わしい確定申告にとらわれる時間と、ストレスを大きく減らして、売上を上げるために使う時間や、自分や家族のために楽しく過ごせる時間を少しでも増やせるよう、心より願っています。(本書より P4)


時間は有限である。そして、どこに時間を費やすかによって今後が大きく変わる。生活がかかっているフリーランスや個人事業主にとってはバックオフィス業務に時間をかけるのではなく、本業に時間をかけたいに決まっている。「freee」というソフトや本書は、「面倒なバックオフィス業務から少しでも解放されたい」と希望するフリーランスや個人事業主はもちろん、中小企業事業主の期待に応えると思う。

○全自動のクラウド会計ソフト「freee (フリー)」リンク
http://www.freee.co.jp/


【本書のポイント】

 「経費で落とすには、すべて”領収書”と書かれているものをもらわなくてはいけない」
 そう思っていないでしょうか?
 じつは、それはよくある誤解の1つ。いちいち買い物をするたびに「領収書お願いします」「宛名はこちらで」とやっている方がいますが、じつはそんな手間はまったく必要ありません。今すぐやめましょう。
 なぜかといえば、スーパー、コンビニ、その他お店で一般的に発行されるレシートは、そのまま領収書として機能するからです。(本書より P22)

 freeeの最大のポイントは、記帳作業の大部分が「自動的に」処理される点です。freeeのおかげで、決算書作成までの作業は、筆者(山田)の体感で50倍くらい速くなっています。取引の数がたいしてない個人事業主であれば、1ヶ月分の記帳はものの3分から5分くらいで完了してしまうでしょう。(本書より P35)

 プライベートとビジネス生活を切り離せないのが、個人事業主の特徴。
(中略)
 そんな実情をふまえて、確定申告では支払った金額のうち、「事業用に使った割合」をかけて、経費にすることができます。この割合のことを「家事按分割合」といいます。(本書より P105)


【関連書籍】



世界一ラクにできる確定申告 ~全自動クラウド会計ソフト「freee」で仕訳なし・入力ストレス最小限!

1)本書の内容
 
 第1章 確定申告でラクするための準備と考え方
 第2章 世界一ラクできる会計ソフト、発見!
 第3章 確定申告の準備をしよう
 第4章 お金が入ってくるときの処理をマスターしよう
 第5章 お金が出ていくときの処理
 第6章 税金がトクになること、トクにならないけどやらなければいけないこと
 第7章 年に一度だけの決算処理を乗り切ろう
 第8章 ホント?ウソ?確定申告の都市伝説
 第9章 インターネットでラクラク申告

2)本書から学んだこと
 ・「freee」を使えば面倒な会計入力は圧倒的に簡易になる!
 ・ラクにするために必要な知識や手法を活用することが必要!



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posted by まなたけ(@manatake_o) at 13:13 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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